|
Comisiwn y Cynulliad |
|
Lleoliad: |
Swyddfa’r Llywydd, 4ydd llawr - Ty Hywel |
|
|
||
|
|
|
||||
|
Dyddiad: |
Dydd Iau, 8 Mawrth 2012 |
|
|||
|
|
|
||||
|
Amser: |
10:30 |
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion Cryno: AC(4)2012(2) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Cynulliad: |
|
Rosemary Butler (Cadeirydd) Peter Black Angela Burns Sandy Mewies Rhodri Glyn Thomas |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Tystion: |
|
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Claire Clancy (Swyddog) Adrian Crompton (Swyddog) Dianne Bevan (Swyddog) Keith Bush (Swyddog) Craig Stephenson (Swyddog) Carys Evans (Swyddog) Nicola Callow (Swyddog) John Chick (Swyddog) |
|||
|
|
|
||||
1. Cyflwyniad y Cadeirydd
1.1 Cyflwyniad ac ymddiheuriadau
1.2 Datganiadau o fuddiant
Nid oedd unrhyw ddatganiadau buddiant.
1.3 Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol
Cytunwyd yn ffurfiol ar y cofnodion.
Roedd y swyddogion yn bwrw ymlaen â’r holl gamau eraill yr oedd angen eu cymryd.
2. Y wybodaeth ddiweddaraf am y gwelliannau i'r gwasanaeth TGCh
Ers cyfarfod diwethaf y Comisiwn, cymerwyd nifer o gamau i ymateb i bryderon yr Aelodau am rai agweddau ar y gwasanaeth TGCh. Cytunwyd ag Atos ar gynllun i wella’r gwasanaeth, cynhaliwyd cyfarfod rhwng uwch swyddogion Atos a Llywodraeth Cymru, a rhwng Aelodau’r Cynulliad a swyddogion y Comisiwn i nodi’r problemau sy’n parhau yn y gwasanaeth a’n hanghenion tebygol yn y dyfodol.
Defnyddiwyd adnoddau ychwanegol i sicrhau bod modd rhoi’r cynllun gweithredu ar waith. Fel rhan o’r cynllun, bydd peiriannydd yn ymweld â phob swyddfa etholaethol i ymdrin ag unrhyw broblemau a bydd rhagor o gymorth ar gael o ran rheoli prosiectau a pharatoi cynlluniau technegol er mwyn medru cyflwyno prosiectau gwella’n gynt a chaiff rheolau diogelwch a dulliau o ddarparu gwasanaethau eu hadolygu i’w haddasu’n well ar gyfer anghenion.
Cytunodd y Comisiynwyr fod y gwelliannau i’w gweld yn datrys y problemau TGCh ac roeddent yn falch bod camau pendant wedi’u cymryd yn y cyswllt hwn. Nodwyd bod trafodaethau ar y gweill ag Atos i archwilio i ba raddau y dylai Atos rannu’r gost ychwanegol sy’n deillio o’r camau hyn.
Cam i’w gymryd: swyddogion i ddosbarthu’r papur yn uniongyrchol i Aelodau’r Cynulliad.
3. Fframwaith ar gyfer adroddiad a datganiad o gyfrifon blynyddol Comisiwn y Cynulliad 2011-12
Bydd Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad 2011-12 yn rhoi trosolwg strategol ar flaenoriaethau strategol Comisiwn y Cynulliad, ac yn rhoi pwyslais cryf ar adeiladu Cynulliad ar gyfer y dyfodol.
Adroddiad Blynyddol ar gyfer y cyhoedd fydd hwn, ond bydd hefyd o ddiddordeb i Aelodau’r Cynulliad, eu staff cymorth, y cyfryngau a rhanddeiliaid eraill. Bydd yn ymdrin â nifer o themâu, gan gynnwys paratoi ar gyfer yr etholiad a’r diddymiad; yr etholiad a’r aelodaeth newydd; gwaith Comisiwn newydd y Cynulliad a’r trefniadau ar gyfer busnes y Cynulliad.
Cytunodd y Comisiwn ar gynnwys arfaethedig yr Adroddiad Blynyddol, Cytunwyd i gyhoeddi adroddiad gwahanol yn amlinellu’r hyn y mae’r Comisiwn wedi’i gyflawni yn ystod blwyddyn gyntaf y Pedwerydd Cynulliad; adroddiad ar gyfer Aelodau’r Cynulliad yn bennaf fydd hwn.
Cam i’w gymryd: swyddogion i fwrw ymlaen â’r paratoadau angenrheidiol.
4. Strategaeth cyllideb y Comisiwn 2013-16
Trafodwyd sut y dylid ymdrin â chyllideb y Comisiwn ar gyfer 2013-14 a’r ffigurau dangosol ar gyfer y blynyddoedd sy’n weddill yn nhymor y Pedwerydd Cynulliad (2014-15 a 2015-16). Y gyllideb arfaethedig ar gyfer 2013-14 fydd £49.450 miliwn; £13.700 miliwn ar gyfer cyflogau a chostau Aelodau’r Cynulliad a £35.750 ar gyfer gwasanaethau’r Cynulliad, sef cynnydd o 5.3% o’i gymharu â chyllideb 2012-13.
Mae’r dulliau arfaethedig o ymdrin â’r gyllideb yn adlewyrchu cytundeb y Comisiwn i gyflwyno’r cynnydd yn y gyllideb fesul cam, yn unol ag argymhelliad y Pwyllgor Cyllid. Cytunodd y Comisiwn y dylid paratoi cyllideb 2013-14 yn unol â’r ffigurau dangosol.
Bydd rhagor o drafodaethau yng nghyfarfodydd y Comisiwn yn ystod tymor yr haf. Disgwylir i’r gyllideb derfynol gael ei chymeradwyo yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Medi, ac y caiff ei gosod yn ffurfiol erbyn 28 Medi.
Cytunodd y Comisiynwyr i ystyried:
- gofynion ariannu hirdymor y Pedwerydd Cynulliad;
- ymgynghori â’r Aelodau a’u staff cymorth ynglyn â’r gofynion hyn.
Cam i’w gymryd: swyddogion i fwrw ymlaen, yn unol â’r dulliau y cytunwyd arnynt.
5. Ymdrin â cheisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
Ystyriodd y Comisiwn ddulliau posibl o wella’r modd y caiff ceisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 eu trin, er mwyn symleiddio’r broses a gwneud gwell defnydd o adnoddau’r Cynulliad.
Mae modd ymdrin â’r rhan fwyaf o’r ceisiadau’n ddidrafferth ond mae llawer gormod o waith ynghlwm wrth nifer fechan ohonynt oherwydd eu bod yn geisiadau mor eang a chymhleth.
Byddai cynyddu’r wybodaeth a gyhoeddir yn rhagweithiol yn golygu na fyddai angen ymateb i cynifer o geisiadau penodol, a byddai hefyd yn dangos ymrwymiad parhaus y Comisiwn i weithio’n agored ac yn dryloyw.
Trafododd y Comisiynwyr y math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol. Tanlinellwyd y byddai angen cymryd gofal wrth wneud hynny i sicrhau cydbwysedd rhwng tryloywder a’r angen i barchu preifatrwydd. Cytunwyd y byddai’r Comisiynwyr yn cael cyfle i ystyried y math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol cyn dod i benderfyniad terfynol.
Nodwyd bod y gost o ddarparu’r wybodaeth, mewn rhai achosion, yn fwy na’r ‘uchafswm priodol’. Cytunwyd, mewn achosion o’r fath, ac yn unol â Chod y Cynulliad ar Ganiatáu i’r Cyhoedd Weld Gwybodaeth, na fyddai’r Comisiwn yn gwrthod darparu’r wybodaeth dan sylw (er y byddai ganddo hawl i wneud hynny) ond y byddai’n cadw’r hawl i beidio â darparu gwybodaeth pe bai’r costau’n amlwg yn ormodol a phe bai amgylchiadau ychwanegol, a fyddai’n diogelu buddiannau’r cyhoedd, yn cyfiawnhau arfer yr hawl hwnnw.
Cadarnhaodd y Comisiwn, yn unol â’r Cod, na fyddai’n codi tâl am y wybodaeth, ar wahân i rai achosion eithriadol. Cytunwyd i gasglu gwybodaeth am y gost o drin ceisiadau, er mwyn ei chynnwys yn adroddiadau’r Bwrdd Rheoli i’r Comisiwn yn y dyfodol.
Camau i’w cymryd:
Swyddogion i ddarparu rhagor o wybodaeth am:
· gynigion i gyhoeddi gwybodaeth ychwanegol yn rhagweithiol;
· y gost o drin ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
6. Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Comisiynwyr am eu portffolios
Dyma’r eitemau a drafodwyd:
Gwasanaethau i’r Aelodau
Fel ymateb i sylwadau gan Aelodau’r Cynulliad, bydd swyddogion y Comisiwn yn cynnal arolwg o’r gwasanaethau a gynigir i’r Aelodau i helpu i nodi unrhyw feysydd i’w gwella. John Chick, Pennaeth Cymorth Busnes i’r Aelodau, fydd yn arwain y gwaith hwn.
Archwilio
Cytunodd y Comisiwn y byddai’n cael adroddiadau’n rheolaidd gan y Pwyllgor Archwilio i sicrhau bod yr holl Gomisiynwyr yn ymwybodol o bwysigrwydd gwaith y Pwyllgor hwnnw. Cytunwyd y byddai’n cael ei gynnwys ar agenda cyfarfodydd y Comisiwn pan fyddai hynny’n briodol.
Siop y Cynulliad
Bydd Siop y Cynulliad yn symud i Gaffi’r Senedd erbyn y Pasg 2012. Mae gwaith ar y gweill i wella’r arwyddion, ac i wneud y rhan honno o’r adeilad yn fwy cyfforddus ac atyniadol, ac i benderfynu ar yr eitemau i’w gwerthu yn y siop. Cytunwyd y byddai hefyd yn bwysig hyfforddi’r staff.
Y Mesur Ieithoedd Swyddogol
Mae’r Pwyllgor Cymunedau, Cydraddoldeb a Llywodraeth Leol wrthi’n ystyried Mesur Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Ieithoedd Swyddogol).
Allgymorth a digwyddiadau
Mae nifer o ddigwyddiadau amlwg wedi’u cynnal ar ystâd y Cynulliad yn ystod yr wythnosau diwethaf ac maent wedi bod yn boblogaidd iawn.
Bydd cyflwyniad ar waith ymgysylltu’r Tîm Allgymorth yn cael ei drefnu ar gyfer un o gyfarfodydd y Comisiwn maes o law.
Trafodaethau ynghylch cyflogau
Mae trafodaethau ar y gweill ynghylch cyflogau staff y Comisiwn.
Portffolios y Comisiynwyr
Cytunwyd y dylid egluro’r modd y mae’r gwaith yn y cael ei ddosbarthu rhwng y portffolios a, lle bo hynny’n briodol, y dylid ei addasu i adlewyrchu profiadau yn ystod y flwyddyn gyntaf.
7. Rhaglen dreigl Comisiwn y Cynulliad
Nodwyd y rhaglen dreigl.
8. Unrhyw Fusnes Arall
Nid oedd unrhyw fater arall i’w drafod.